30.05.2017

Pismo Pani dr hab. Anny Siwik, Prorektor ds . studenckich dotyczące elektronicznego ubiegania się w stypendia.


Uprzejmie informuję, że od dnia 1 czerwca br. obligatoryjną formą ubiegania się przez studentów AGH o stypendium socjalne, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych oraz zapomogę jest wypełnienie wniosku w systemie Wirtualna Uczelnia. Usługa jest dostępna po zalogowaniu się studenta do indywidualnego konta w Wirtualnej Uczelni. Wszyscy studenci AGH obecnych lat studiów (poza studentami ostatniego roku) zostaną powiadomieni o możliwości składania wniosków drogą elektroniczną poprzez komunikat w Wirtualnej Uczelni, natomiast kandydaci na studia, którzy dokonają wpisu na I rok studiów w naszej Uczelni i będą chcieli się ubiegać o pomoc materialną w postaci stypendium socjalnego, stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych lub zapomogi otrzymają ww. informację za pośrednictwem systemu rekrutacyjnego.

Przygotowując elektroniczną formę ubiegania się studentów o pomoc materialną w naszej Uczelni, kierujemy się podstawową przesłanką uproszczenia i odbiurokratyzowania procedury stypendialnej. W tym celu dokonano przeglądu wewnętrznych aktów i procedur, a także obowiązujących przepisów, przeprowadzono ankiety wśród studentów oraz pracowników zajmujących się sprawami pomocy materialnej dla studentów. Potrzeba implementacji elektronicznego wniosku zrodziła się właśnie z autentycznej analizy oczekiwań społeczności naszej Uczelni na bazie pozyskanych materiałów. Z wprowadzonego już w poprzednim roku akademickim (fakultatywnie) elektronicznego wniosku wyłaniają się następujące korzyści:

1)    czytelna forma wprowadzania danych,

2)    weryfikacja danych na etapie wprowadzania (np. dane osobowe, nr konta bankowego, kierunek, nr albumu, itd.),

3)    możliwość złożenia wniosku w dowolnym czasie i miejscu pobytu studenta w okresie wakacyjnym,

4)    przejrzysta instrukcja wprowadzania danych do kalkulatora,

5)    wykluczenie błędów przy wyliczaniu dochodu,

6)    ocena kompletności dodatkowych danych na etapie wypełniania wniosku,

7)    elektroniczne powiadamianie studenta o ewentualnych brakach formalnych,

8)    przyśpieszenie obsługi studenta,

9)    likwidacja kolejek oczekujących w dziekanatach w newralgicznych okresach obsługi studentów,

10) przerzucenie ciężaru obsługi studentów w sprawach świadczeń socjalnych na okres wakacyjny oraz możliwość mobilizacji obsługi w dziekanatach w szerszym składzie osobowym.

Jednocześnie informuję, że z przyczyn formalnych elektroniczna forma ubiegania się o stypendium socjalne, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych oraz o zapomogę nie zwalnia studentów z konieczności złożenia oryginału wniosku wraz z niezbędnymi załącznikami (stosowne zaświadczenia i oświadczenia) w formie papierowej.